Privacy
1. Over deze privacyverklaring
Dit is de privacyverklaring van Vuurstof, met maatschappelijke zetel Van Hovestraat 11 1030 Schaarbeek met Ondernemingsnummer: BE 0568.794.340.
Vuurstof respecteert uw privacy en wil dat u als klant, potentiële klant, lezer van onze nieuwsbrief of bezoeker van onze website een goed beeld krijgt van hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, en/of gebruiken en verwerken.
Deze privacyverklaring is opgesteld op 25 mei 2018 conform de nieuwe GDPR-wetgeving van 25 mei 2018.
Ze geldt zowel voor natuurlijke personen als voor rechtspersonen en wordt op regelmatige basis bijgewerkt, in functie van de voortdurende ontwikkelingen en evoluties op het vlak van de privacy. De recentste versie vindt u steeds op onze website www.vuurstof.com.
2. Verwerking en gebruik van uw persoonsgegevens
2.1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
De persoonsgegevens die wij verwerken zijn: uw naam, voornaam, firmanaam, e-mailadres, tel.nr.
Eventueel bijkomend ook uw adres en, indien u dit expliciet doorgaf naar aanleiding van uw deelname aan één van onze opleidingen of activiteiten, uw specifieke interesses/ thema’s met betrekking tot onze dienstverlening
2.2. Wiens persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken de persoonsgegevens van volgende mogelijke doelgroepen:
· Klanten, met name contactpersonen van bedrijven en organisaties die door middel van contracten opdracht geven aan Vuurstof voor het verlenen van diensten.
· Deelnemers, met name iedereen die één van onze opleidingen/sessies/coaching gevolgd heeft (individueel of in groep).
· Potentiële klanten, namelijk iedereen die expliciete toestemming gaf dat zijn /haar gegevens gebruikt mogen worden in het kader van onze communicatie- en marketingactiviteiten.
· Andere leads/contacten voor zover deze hun expliciete toestemming verleenden. We denken hierbij vb aan contacten op basis van ontmoetingen met Vuurstof-medewerkers tijdens uiteenlopende netwerkactiviteiten georganiseerd door derden.
2.3 Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens?
Bent u een klant dan worden uw persoonsgegevens in de eerste plaats gebruikt voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeengekomen diensten en voor facturatiedoeleinden. Bent u een klant, potentiële klant of ander contact (zie 2.2) dan gebruiken we uw gegevens in het kader van onze communicatie- en marketingactiviteiten, meer bepaald om u op de hoogte te houden van nieuws en updates van Vuurstof. Onder marketingactiviteiten verstaan wij beurzen, events, themadagen, e-mailings, social media campagnes. De gebruikte media hierbij zijn mailings, e-mailings, nieuwsbrieven en sociale media. Verder kunnen uw persoonsgegevens aangewend worden voor specifieke acties die aansluiten bij de interesses die u doorgaf via onze contactformulieren, naar aanleiding van uw deelname aan één van onze opleidingen of events.
3. Hoe gaan wij om met uw persoonsgegevens?
Vuurstof gaat uiterst voorzichtig om met uw persoonsgegevens en leeft de wettelijke regels rond de bescherming van persoonsgegevens zo goed mogelijk na. Hieronder leest u welke werkwijze wij hierbij hanteren.
3.1 Verzamelen van persoonsgegevens
Er zijn verschillende manieren waarop wij persoonsgegevens verzamelen:
· Inschrijving op onze nieuwsbrief (website)
· Contactformulier (website)
· Aanvraagformulier rond specifieke thema’s en specifieke opleidingsvormen
· Registratieformulieren voor opleidingen en events (website)
· Sales lead formulier naar aanleiding van een beurs of ander event (papier)
· Evaluatieformulier na onze opleidingen (papier en elektronisch)
· Face-to-face contact gevolgd door uitwisseling van contactgegevens
3.3 Cookies
De Vuurstof website gebruikt mogelijk enkel cookies voor Google Analytics en zuiver technische cookies, die gegevens bewaren over welke pagina’s op de website de gebruiker bezocht en waar informatie werd ingevoerd in formulieren.
3.3 Automatische verwerking van uw persoonsgegevens
Om snel in te spelen op uw aanvraag kunnen uw persoonsgegevens soms automatisch verwerkt worden. Zo krijgt u bv een automatische bevestiging van een inschrijving in uw mailbox. Deze bevestiging komt er enkel op basis van informatie die u ons expliciet doorgaf via een aanvraagformulier op onze website of via onze elektronische nieuwsbrief.
3.4 Beveiliging van uw persoonsgegevens
Al onze klanten en contactgegevens worden beheerd in een beveiligde omgeving.
3.5 Bewaartermijn van uw persoonsgegevens
We streven ernaar om uw persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld. Zolang u ons niet expliciet verzoekt om uw gegevens te verwijderen blijven deze bewaard in onze database.
Klantengegevens blijven bewaard zolang de commerciële contacten bestaan (m.a.w. zolang u een Vuurstofklant bent bewaren wij uw persoonsgegevens in onze bestanden). Voor de gegevens van potentiële klanten bedraagt de maximum bewaartermijn 5 jaar.
4. Met wie delen we uw persoonsgegevens?
De medewerkers van Vuurstof gaan steeds op een veilige en beschermende manier om met uw persoonsgegevens. Deze worden enkel voor de specifieke doeleinden waarvoor ze opgevraagd werden gebruikt: voor facturatie, in het kader van een opleiding, voor het versturen van nieuwsbrieven en promotionele mailings. Onze nieuwsbrieven en e-mailings worden via MailChimp verstuurd. De gegevens die wij met MailChimp delen zijn uitsluitend deze die wij van u ontvingen en met uw toestemming opnamen in ons CRM-systeem.
Vuurstof gebruikt uw persoonsgegevens enkel voor de activiteiten waarvoor deze bezorgd werden. Wij zullen deze gegevens nooit doorgeven aan welke derde instantie ook zonder uw expliciete toestemming.
Huidige en toekomstige externe dienstverleners en leveranciers van Vuurstof werken (of zullen werken) in overeenstemming met de GDPR, waardoor de veiligheid van de uitgewisselde persoonsgegevens gegarandeerd is. Daartoe werden specifieke (schriftelijke) afspraken gemaakt.
5. Welke rechten hebt u?
5.1 Wilt u uw persoonsgegevens inzien, verbeteren of verwijderen?
Vuurstof streeft naar grote transparantie met betrekking tot de persoonsgegevens die het gebruikt. We doen al het nodige om te garanderen dat uw persoonsgegevens nauwkeurig, actueel en volledig zijn. U heeft dan ook te allen tijde de mogelijkheid uw persoonsgegevens in te kijken en/of te
laten wijzigen. Als u denkt dat de persoonsgegevens in ons bezit niet correct zijn, kunt u ons vragen om ze te verbeteren. Dit kan via de contactpagina op onze website (https:// Vuurstof.com/ contact), via de specifieke knop onderaan onze nieuwsbrief of via een eenvoudig mailtje naar matthias@vuurstof.com.
We zullen uw verzoek zo snel mogelijk behandelen en uw persoonsgegevens aanpassen. Tevens heeft u het ‘recht om vergeten te worden’ waarbij al uw gegevens permanent uit onze database worden verwijderd. U kan dit doorgeven via bovenvermelde kanalen.
5.2 Wilt u onze e-mailings niet langer ontvangen?
U kan op elk moment beslissen om niet langer onze nieuwsbrief en andere e-mailings te ontvangen:
· via de knop ‘uitschrijven’ onderaan elke commerciële e-mail;
· door ons te mailen op: matthias@vuurstof.com
Na uitschrijving bewaren wij uw gegevens nog gedurende een periode van 2 maanden waarna ze definitief worden verwijderd.
5.3 Wenst u meer informatie?
Met alle vragen in verband met de manier waarop Vuurstof omgaat met uw privacy en de verwerking van uw persoonsgegevens kan u ons steeds contacteren via onze website, via tel. (+32 (0)494 30 67 79) of email (matthias@vuurstof.com).
Voor meer informatie over het naleven van de GDPR-verordening kan u terecht bij de toezichthoudende autoriteit (Privacy Commissie) via deze link: https://www.privacycommission….